Kombis
1.BENTUK DASAR KOMUNIKASi
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal, maupun perilaku atau tindakan (Willian C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam Business Communications : Principles and Methods)
Komunikasi :
melibatkan dua orang atau lebih
menggunakan cara - cara (melalui lisan, tulisan, maupun sinyal-sinyal non verbal
2. Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi (informing), melakukan persuasi (persuading)penyampaian secara benar biar di mengerti oleh lawan bisnis, dan melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiensu kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. .
3. mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.
5. Penulisan Direct request mencakup :
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci.
Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut.
2. Penjelasan Rinci
Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk.
Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat ditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri.
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.
5. KLASIFIKASI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
1.Dari segi sifatnya :
a. Komunikasi Lisan
Komunikasi jenis ini tergolong kepada komunikasi aktif, dimana komunika dapat memberikan timbal balik secara langsung apabila terjadi ketidakpahaman.
b. Komunukasi Tertulis
Komunikasi secara tertulis memang memberikan suatu dampak dimana komunikan akan merasa kesulitan dalam memahami maksud dan tujan dari informasi itu, namun komunikasi ini mempunyai dampak yang lama. Dan apabila komunikan lupa dengan apa yang telah dipelajarai sebelumnya, maka ia dapat mengulangi membaca informasi tersebut. Komunikasi ini tergolong komunikasi tidak lagsung, artinya apabila komunikan tidak paham terhadap materi tertulis tersebut, maka komunikan tidak dapat memberikan suatu umpan balik secara langsung. namun dengan berkembangnya teknologi saat ini, maka meskipun komunikasi berjalan secara tidak langsung, namun unpan balik dapat diberikan secara cepat baik melalui telepon, e-mail, dll.
c. Komunikasi Verbal
d. Komunikasi Non Verbal
6 . ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
Temukan apa yang ingin diketahui audiens
Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang menarik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar